La Sociedad de Activos Especiales implementó 5 acciones especiales de control y seguimiento a cada uno de los activos especiales que conforman el Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado FRISCO con el propósito de cumplir con las políticas de transparencia y control efectivo de los bienes en proceso de extinción de dominio y con declaración de extinción
La Sociedad de Activos Especiales implementó 5 acciones especiales de control y seguimiento a cada uno de los activos especiales que conforman el Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado FRISCO con el propósito de cumplir con las políticas de transparencia y control efectivo de los bienes en proceso de extinción de dominio y con declaración de extinción,
Estás acciones arrancan desde la renovación de los depositarios que no cumplieron con todos los estándares de calidad, la asignación sistematizada de los bienes hasta el uso de dos portales para llevar las cuentas y evitar mora en el traslado de los dineros y consignar toda la información de la administración de los activos evitando la fuga de información.
Acción 1: Nuevos depositarios provisionales
SAE saneo la lista de los viejos depositarios que manejaban los bienes incautados con tres convocatorias públicas que facilitaron la selección de depositarios idóneos para la administración de bienes con el fin de garantizar objetividad y transparencia en la administración de activos especiales.
Los depositarios provisionales que actualmente hacen parte del Registro del FRISCO
cumplieron los requisitos exigidos demostrando idoneidad en aspectos técnicos y
administrativos y hasta tuvieron que superar una revisión de temas fiscales, financieros y
disciplinarios para ejercer la administración de los bienes.
Acción 2: Asignación objetiva de activos especiales a depositarios
Rompiendo la tradición en la entrega de bienes a depositarios, SAE hoy asigna los bienes
especiales de manera automatizada. Está asignación se realiza a través de un sistema
informático que según las características del activo identifica el depositario con las
competencias adecuadas para la administración. A la fecha, la Sociedad ha asignado más
de 4 mil inmuebles a través de este sistema.
Acción 3: TICS, aliadas para el control de la gestión de depositarios.
La SAE a través de la mejora, creación y adquisición de herramientas tecnológicas
incrementó el control y eficiencia en la administración de activos especiales y minimizó
riesgos en la manipulación y duplicidad de la información.
El reto era recuperar la historia de los bienes que heredo de la extinta DNE, por ello la
Entidad desarrolló un portal web que permitió la recuperación de información financiera y
contable de 362 sociedades activas y en liquidación logrando capturar datos históricos y
actuales para conocer su realidad económica.
Ante la debilidad de control que se vivió con la extinta DNE, SAE desarrolló un portal que
permite la comunicación con los depositarios y el reporte en tiempos reales de acciones
para la adecuada administración de activos especiales y el cargue dentro del sistema de
contratos de arrendamiento sin permitir intermediación manual de estas acciones
administrativas.
Acción 4: Nuevo modelo de recaudo de dinero
Un modelo centralizado para el recaudo de dineros generados por la productividad de los activos especiales ayudará a la SAE a garantizar un estricto seguimiento a los pagos de los inmuebles productivos asignados a los depositarios provisionales y así controlar los ingresos al Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado con precisión y confiablidad.
A la fecha, la Entidad cuenta con cerca de 1600 contratos de bienes bajo administración directa de la SAE que facturan mensualmente en promedio 2.344 millones de pesos. La meta será sacar al mercado inmobiliario más de 3 mil inmuebles bajo la administración de depositarios.
Acción 5: Verificación y custodia del inventario
A través de la visita uno a uno de los activos especiales y el reporte y control de información de los depositarios, la Sociedad de Activos Especiales S.A.S verificó el 100% del inventario de sociedades activas y en liquidación, los establecimientos de comercio, las sustancias, el dinero, arte y otros enseres. Y avanzó en la verificación del inventario de inmuebles y de medios de transporte.
Para mayor efectividad en el control SAE determinó dos acciones de verificación de la información financiera de los bienes bajo administración:
1. Consulta de información histórica virtual y documental contenida en los informes de gestión presentados por los depositarios para determinar la trazabilidad en su manejo.
2. Solicitud de certificación de los ingresos y gastos de cada bien a los depositarios año a año.
Como parte del plan anual de control y seguimiento a la gestión administrativa de sociedades en proceso de extinción de domino, la SAE realizará 198 asambleas con sociedades en liquidación y 338, con sociedades activas.
La Entidad programó las asambleas priorizando aquellas con mayor participación accionaria y aquellas que cuentan con informes y documentación al día y las sociedades en proceso de reconstrucción contable.
